合同管理問題原因

1. 對市場與合同的關系缺乏認識。在市場經(jīng)濟條件下，這是一種相互依存的關系。一方面，市場的運作需要合同。市場是靠合同動作的，市場主體各方都是靠合同去履行其權利義務的。另一方面，合同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什么合同。合同是市場的產(chǎn)物，是市場可持續(xù)發(fā)展的動力。有些業(yè)內(nèi)人士只顧到市場上承攬任務，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結果遇上糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。

2．對合同與合同管理的關系缺乏認識。這也是一種相互依存的關系。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段。在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權利義務的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題。前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率或者對發(fā)包人的遷就。

3. 企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識淡薄。最明顯的表現(xiàn)是不認識合同與合同法律的關系。訂立和履行合同往往離開合同法律，缺乏依法訂立和履行的意識，以致產(chǎn)生了合同管理上的問題，造成不少失誤和損失。合同法律的作用，從宏觀來說是維護社會主義市場秩序，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟；從微觀來說是規(guī)范合同各方主體的行為，維護他們的合法權益。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

1. 合同內(nèi)容不夠嚴謹

合同內(nèi)容不夠嚴謹主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

(1)合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發(fā)生岐義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應當體現(xiàn)雙方的真實意思。而這種體現(xiàn)只有靠準確明晰的合同文字?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。

(2)只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同，是“無源之水”，而“無源之水” 是不存在的。

(3)合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責任。有些合同只講好話，不講丑話，只講正面的，不講反面的，一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。

2. 合同簽訂后沒有進行合同交底

很多單位在簽訂合同時，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項目負責人的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關工作職責，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛埋下了隱患。

3. 合同執(zhí)行過程中忽視變更管理

應變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在于不少負責履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結果導致了損失。合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的實現(xiàn)。

合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成。要提高合同管理水平，必須使合同管理工作專門化和專業(yè)化，在承包企業(yè)和建筑工程項目組織中應設立專門的機構和人員負責合同管理工作。

對不同的企業(yè)組織和工程項目組織形式，合同管理組織的形式不一樣，通常有如下幾種情況：

1．工程承包企業(yè)應設置合同管理部門(科室)，專門負責企業(yè)所有工程合同的總體的管理工作。主要包括：

參與投標報價，對招標文件，對合同條件進行審查和分析；

收集市場和工程信息；

對工程合同進行總體策劃；

參與合同談判與合同的簽訂，為報價、合同談判和簽訂提出意見、建議甚至警告；

向工程項目派遣合同管理人員；

對工程項目的合同履行情況進行匯總、分析，對工程項目的進度、成本和質(zhì)量進行總體計劃和控制；

協(xié)調(diào)項目各個合同的實施；

處理與業(yè)主，與其它方面重大的合同關系；

具體地組織重大的索賠；

對合同實施進行總的指導，分析和診斷。

2．對于大型的工程項目，設立項目的合同管理小組，專門負責與該項目有關的合同管理工作。在美國凱撤公司的施工項目管理組織結構中，將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中，設立合同經(jīng)理、合同工程師和合同管理員。

3．對于一般的項目，較小的工程，可設合同管理員。他在項目經(jīng)理領導下進行施工現(xiàn)場的合同管理工作。而對于處于分包地位，且承擔的工作量不大，工程不復雜的承包商，工地上可不設專門的合同管理人員，而將合同管理的任務分解下達給各職能人員，由項目經(jīng)理作總體協(xié)調(diào)。

4．對一些特大型的，合同關系復雜、風險大、爭執(zhí)多的項目，在國際工程中，有些承包商聘請合同管理專家或將整個工程的合同管理工作(或索賠工作)委托給咨詢公司或管理公司。這樣會大大提高工程合同管理水平和工程經(jīng)濟效益，但花費也比較高。

（Contract Compliance and Execution）

簽了合同，并不意味著合同就自動生效、執(zhí)行。原因往往并不是供應商拒絕執(zhí)行，而是采購方忽略有些條款。例如Volume Rebate，一般是根據(jù)對供應商的每年采購額來提成，有時候采購量超過下限但采購方?jīng)]有去收。年復一年的降價也是如此。有時候到了降價時間但采購方的訂單上還是老價錢。這主要原因是采購方缺乏自動的合同管理系統(tǒng)，所以錯過一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。例如年復一年的降價定在3月1日生效，供應商的理解是從3月1日起新收到的訂單用新價，采購方的理解是3月1日以后收到的產(chǎn)品都用新價。如果一個產(chǎn)品的供貨周期是6星期的話，這爭議就是一個半月的采購量。這些都得在合同中具體說明。對內(nèi)部來說，確保內(nèi)部客戶使用合同供應商也是合同執(zhí)行的重要一環(huán)。情況往往是，你簽訂了合同，工程設計部門卻在用沒簽訂合同的供應商，辦公室耗材部仍在隨便從別的供應商采購。缺乏自動的合同管理系統(tǒng)是一個原因，因為內(nèi)部客戶不一定知道哪些供應商是合同供應商。合同供應商的績效表現(xiàn)是另一個原因：表現(xiàn)不理想，內(nèi)部客戶不愿意用。這些都得供應管理部門去解決。

（Contract Negotiation）

合同談判其實是兩部分：對內(nèi)征得內(nèi)部意見一致，對外說服供應商。這兩部分交替進行，很容易曠日持久。幾個做法可幫助合同談判順利進行：（1）單頁戰(zhàn)略總結（Single Page Strategy）來幫助內(nèi)部人員達成共識。合同很大，但真正要想達到的目標就那么幾個。絕大多數(shù)內(nèi)部人員所關心的也就是那幾個目標。這些人很忙，不會有時間去讀整個合同。所以可把合同的關鍵點總結在一頁紙上，同時附上供應商的基本信息（例如規(guī)模、采購額、采購產(chǎn)品、與本公司的產(chǎn)品的關系、現(xiàn)有合同狀況、當前最大的問題等），有助于盡快達成內(nèi)部共識。這個總結主要用于通過合同初稿。（2）談判總結（Negotiation Summary）。談判過程往返很多，變化頻頻?？删S持一個文件，分欄、逐點說明我方立場、供應商立場、雙方是否達成共識等，并標明時間。這份文件有助于和上級主管層的溝通。因為他們需要知道更詳細的內(nèi)容，以供拍板決策；也可約束供應商，防止他們對已達成共識的內(nèi)容反悔。（3）升級渠道（Escalation Channel/ Process）。這是為防止內(nèi)部決策者不及時做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到產(chǎn)品設計、銷售、客戶服務、供應管理、律師等多個部門。每一個部門的頭都得點頭。而這些人都是忙人，不一定會及時審閱。升級渠道可詳細規(guī)定各級主管在多少時間內(nèi)應作出決策，不然的話應升級到上一級。這樣，期望明確，內(nèi)部客戶就會更配合。

（Contract Creation）公司大了，管理供應商的人多，一定要有標準的合同文本。但供應商那么多，情況各異，所以標準文本不能定得太死，要有個浮動范圍?？捎蓪Ｈ耸占郧昂贤勁兄械睦?，以及主要負責人、律師的意見，規(guī)定哪些條款變動可以接受，哪些可以談判，哪些則絕對不能變動。在標準文本的基礎上，供應商管理經(jīng)理可加入與特定供應商有關的內(nèi)容，這樣就產(chǎn)生合同的初版。要注意的是，做為采購方，應盡量用本公司的合同文本。有些供應商會推薦自己的“標準文本”。用本公司的文本，起點就高，就順著自己公司的思路。

（Supplier Classification）

供應商(supplier)很多，但不一定每一個都應簽訂合同。因為簽合同費時費力，要考慮投入產(chǎn)出比。所以公司一般與公司作用重要的供應商簽訂合同。這種供應商在美國講就是Under Contract，意即有合同主導雙方關系，是衡量供應管理工作的一個重要指標。這類供應商要么采購金額大，要么有關鍵技術，要么競爭對手少。從采購金額上講，帕累托原則是一個很好的尺度：20%的供應商往往占掉80%左右的采購額，那么這20%的供應商就是簽合同的對象。

根據(jù)對公司的重要性，供應商可分類為戰(zhàn)略供應商（Strategic Supplier）、優(yōu)先供應商（Preferred Supplier）、待定供應商（Provisional Suppliers）、消極淘汰供應商（Passive Exit Supplier）、積極淘汰供應商（Active Exit Supplier）和身份不明供應商（Undetermined Supplier）。這些定義要在專文中說明。戰(zhàn)略供應商和優(yōu)先供應商是簽訂合同的重點對象。

合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

在項目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀七十年代初開始，隨著工程項目管理理論研究和實際經(jīng)驗的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務管理（Contract Administration）；從八十年代中期以后，人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。

企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的―項核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。在市場競爭日趨激烈的當今，加強合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟效益的最佳途徑。放松工程建設過程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程虧損。

1. 增強合同和索賠意識

由于中國長期受計劃經(jīng)濟影響，國內(nèi)工程管理中合同管理和索賠尚未引起業(yè)主和承包商的高度重視。所以，首先應加強對經(jīng)理部各層次的管理人員進行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、研究國際工程承包商的合同管理方法與程序、研究國際工程合同與索賠案例，使項目組成員認識到這個問題的重要性，重視合同和合同管理。合同意識是市場經(jīng)濟意識、法律意識、工程管理意識的綜合體現(xiàn)。

2. 嚴格進行合同交底

首先應該由公司合同管理人員向項目負責人及項目合同管理人員進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理。其次，項目負責人向項目部職能部門負責人進行合同交底，并解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。然后再由各職能部門負責人向其所屬執(zhí)行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責任及執(zhí)行要點、合同風險防范措施等，并解答所屬人員提出的問題。最后，各部門將交底情況反饋給項目部合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風險防范措施進行進一步修改完善，并形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導其活動。

3．加強合同變更管理

合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現(xiàn)出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。

4. 建立合同實施的保證體系

首先要建立合同管理的工作程序。在工程實施過程中，要協(xié)調(diào)好各方面關系，使總承包合同的實施工作程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進行工作。其次還要建立文檔系統(tǒng)。項目上要設專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負責各種合同資料和相關的工程資料的收集、整理和保存。最后還要建立報告和行文制度?？偝邪毯蜆I(yè)主、分包商之間的溝通都應該以書面形式進行，或以書面形式為最終依據(jù)。對在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見、請示、指示都應落實在紙上，使工程活動有依有據(jù)。

第一章 總則

第一條 為了實現(xiàn)依法治理企業(yè)，促進公司對外經(jīng)濟活動的開展，規(guī)范對外經(jīng)濟行為，提高經(jīng)濟效益，防止不必要的經(jīng)濟損失，根據(jù)國家有關法律規(guī)定，特制定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的，應當簽訂經(jīng)濟合同。

第三條 訂立經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。

第四條 本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。

第五條 除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。

第七條 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監(jiān)督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成經(jīng)濟往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應訂立經(jīng)濟合同。

第九條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。

第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經(jīng)濟合同。

第十一條 對外訂立經(jīng)濟合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務委托的授權方式。

第十二條 授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續(xù)，領取、填寫授權委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。

第十三條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經(jīng)濟合同：

1. 單筆業(yè)務金額達一萬元的；

2. 有保證、抵押或定金等擔保的；

3. 我方先予以履行合同的；

4. 有封樣要求的；

5. 合同對方為外地單位的；

第十四條 經(jīng)濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第十六條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規(guī)定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準同意，否則該業(yè)務不能成立。第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權。

第二十條 流程中各審核意見簽署于合同流轉單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。

第二十一條 對外訂立的經(jīng)濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。

第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條 合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。

第二十四條 合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業(yè)務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號。

第三章 合同的履行

第二十六條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，

第二十七條 業(yè)務部門和財務部門應根據(jù)合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條 有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第二十九條 財務部門依據(jù)合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務，應當拒絕付款：

1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；

2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第三十條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條 在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉財務審核付款。

第三十二條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。

第四章 合同的變更和解除

第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應當采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十五條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第三十六條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第三十八條 合同變更后，合同編號不予改變。

第五章 其他

第三十九條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關人員應保守合同秘密。

第四十條 業(yè)務部門、財務部門應當根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。

第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章 責任

第四十三條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。

第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。

第七章 附則

第四十五條 本辦法適用于公司各部門。

第四十六條 本辦法解釋權歸公司總經(jīng)理。

第四十七條 本辦法自下發(fā)之日起生效實施。2100433B